Zlepšete svou schopnost soustředění o 100 % během měsíce a získejte kontrolu nad svou myslí a výsledky

Soustředění se během posledních let stalo jedním z nejdražších pracovních zdrojů. Ne proto, že by lidé byli méně inteligentní nebo méně disciplinovaní než dříve, ale protože prostředí, ve kterém pracujeme, vytváří prakticky nepřetržitou konkurenci o naši pozornost. E-mail, telefon, sociální sítě, pracovní chat, zprávy, otevřené záložky, upozornění, videohovory a desítky drobných úkolů vytvářejí iluzi produktivity, přestože člověk může celý den pracovat a večer zjistit, že nejdůležitější věc téměř neposunul. Právníci, ekonomové, investoři, analytici a manažeři tento problém znají velmi dobře. Jejich práce totiž není založena pouze na rychlosti. Je založena na schopnosti několik desítek minut nebo hodin držet v hlavě komplexní problém, rozlišovat podstatné informace od vedlejších, odhalovat slabiny argumentace a neudělat chybu právě ve chvíli, kdy se rozhoduje o vysokých částkách nebo právních důsledcích. Titulek slibující zlepšení soustředění o 100 % je proto potřeba chápat správně. Žádná seriózní metoda nemůže každému člověku garantovat, že se jeho neurologická schopnost koncentrace za třicet dní přesně zdvojnásobí. Můžete ale zdvojnásobit měřitelný čas skutečně soustředěné práce. Pokud dnes zvládnete například 45 minut nerušené práce denně a během měsíce se dostanete na 90 minut, prakticky jste svůj využitelný čas hlubokého soustředění zvýšili o 100 %. A právě takový výsledek je při dobře nastaveném systému pro mnoho lidí realističtější než snaha stát se přes noc disciplinovanějším člověkem.

Největší nepřítel koncentrace není lenost, ale přepínání

Mnoho lidí má pocit, že problémem jejich pracovního dne je nedostatek času. Ve skutečnosti může být ještě větším problémem rozdrobená pozornost. Výzkum přepínání mezi úkoly dlouhodobě ukazuje, že lidský mozek nepřechází mezi komplexními úkoly bez nákladů. Experimentální práce Davida Meyera, Jeffreyho Evanse a dalších výzkumníků ukázaly takzvané switch costs, tedy měřitelné zhoršení rychlosti nebo přesnosti při přechodu mezi úkoly. Sophie Leroy později popsala pojem attention residue, zbytek pozornosti. Když přerušíte jeden úkol a přesunete se k druhému, část mentální kapacity může stále zůstávat u předchozího problému. To je mimořádně důležité například pro advokáta, který analyzuje smlouvu a každé tři minuty odpovídá na e-mail, nebo pro investičního analytika, který mezi dvěma odstavci reportu kontroluje pohyb trhu. Formálně jsou oba lidé stále v práci. Kvalita jejich kognitivní činnosti ale může být nižší, protože jejich pozornost nikdy nezíská dostatek času na to, aby se dostala do hlubší vrstvy problému. Často citovaný terénní výzkum Glorie Mark a jejích kolegů navíc ukázal, že po přerušení může návrat k původnímu úkolu trvat výrazně déle, než si lidé intuitivně myslí. Přesná doba závisí na prostředí a typu práce, ale obecný závěr je jednoduchý: přerušení nestojí jen několik sekund, během kterých odpovíte na zprávu. Může změnit celý rytmus práce.

Chraňte čas, kdy má vaše hlava nejvyšší cenu

Právník si může účtovat hodinu své práce, ale ne každá jeho hodina má stejnou ekonomickou hodnotu. Stejně tak manažer může být osm hodin v kanceláři, ale rozhodnutí, které udělá během třiceti minut plného soustředění, může mít větší hodnotu než zbytek dne. Profesionálové proto postupně zjišťují, že není rozumné používat nejlepší mentální část dne na administrativu. Pokud víte, že jste nejsoustředěnější například mezi osmou a desátou ráno, neměli byste tento čas automaticky věnovat e-mailům, rutinním telefonátům a schůzkám, které by mohly proběhnout později. Ekonomicky řečeno, vzniká náklad obětované příležitosti. Dvě hodiny nejvyšší mentální kapacity můžete použít na analýzu složité smlouvy nebo na třicet drobných zpráv. Čas je stejný, hodnota výsledku není. Jedním z nejúčinnějších kroků pro následující měsíc proto není přidat více hodin práce. Je přesunout nejdůležitější práci do části dne, kdy dokážete přemýšlet nejlépe. Tuto dobu potom chraňte stejně jako důležité jednání s klientem. Pokud byste během schůzky s největším klientem každé tři minuty kontrolovali telefon, působilo by to absurdně. Přesně totéž ale mnoho lidí dělá během schůzky se svým nejdůležitějším pracovním problémem.

  Vypněte možnost rozhodovat, zda se necháte vyrušit

Lidé často řeší koncentraci prostřednictvím vůle. Telefon zůstane vedle notebooku a oni si řeknou, že se na něj nebudou dívat. E-mailový klient zůstane otevřený a oni věří, že příchozí zprávu ignorují. Z behaviorálně-ekonomického pohledu je to neefektivní konstrukce. Vytváříte prostředí, ve kterém musíte opakovaně odmítat malé okamžité odměny. Lepším řešením je odstranit samotnou volbu. Telefon mimo dosah, vypnutá oznámení, zavřený e-mail, jedna aktivní pracovní aplikace a předem definovaný čas, kdy budete komunikaci kontrolovat. Richard Thaler a Cass Sunstein popularizovali koncept architektury volby. Prostředí ovlivňuje naše rozhodování i bez zákazů. Stejný princip lze použít na soustředění. Pokud je telefon položený displejem vzhůru vedle klávesnice, vaše prostředí neustále nabízí alternativní činnost. Pokud je ve vedlejší místnosti, rozhodovací architektura se změnila. Nemusíte se stát silnější osobností. Stačí vytvořit prostředí, ve kterém je správné chování jednodušší.

Pracujte s jediným předem definovaným výsledkem

Velkou část duševní energie spotřebuje neurčitost. „Musím dnes pracovat na případu“ není přesný úkol. „Musím analyzovat článek 8 smlouvy, porovnat ho s dodatkem a sepsat tři rizikové body pro klienta“ už přesný úkol je. Finanční profesionál může místo obecného „analyzovat investici“ definovat výstup jako „ověřit zadlužení společnosti, marže, cash flow a vytvořit tři scénáře ocenění“. Čím přesnější je výsledek, tím méně energie spotřebujete na rozhodování během práce. Psychologické studie E. J. Masicampa a Roye Baumeistera naznačily, že nedokončené cíle mohou vytvářet rušivé myšlenky a že vytvoření konkrétního plánu může tento efekt zmírnit. Praktický závěr je užitečný: před blokem soustředění si napište jednu větu definující, co musí na konci existovat. Ne „budu dvě hodiny pracovat“. Ale „na konci budu mít hotový první návrh stanoviska“. Mozek potom nedostává desítky možností, co by mohl dělat. Dostává jasný kontrakt.

Nezaměňujte dostupnost za povinnost okamžitě reagovat

V právních a finančních profesích existuje silná kultura okamžité odpovědi. E-mail přijde v 9:02 a v 9:05 už má klient reakci. To může někdy znamenat kvalitní službu, ale jindy pouze špatně nastavené očekávání. Ne každá zpráva je naléhavá a ne každé naléhavě formulované sdělení představuje právně skutečnou urgenci. Profesionál musí rozlišovat mezi termínem, který vyplývá ze zákona nebo smlouvy, a pocitem urgence vytvořeným odesílatelem. Pokud budete reagovat na každý vstup okamžitě, ve skutečnosti předáváte kontrolu nad svým pracovním dnem ostatním lidem. To má finanční cenu. Komplexní práce se přesune na večer, kdy je vaše mentální kapacita nižší, a roste riziko chyb. Praktickým řešením je dávkové zpracování komunikace. E-mail můžete kontrolovat například ve třech nebo čtyřech předem určených oknech denně, samozřejmě s výjimkou profesí a situací, kde existuje skutečná potřeba okamžité pohotovosti. Důležité je, že rytmus určujete vy, nikoli příchozí notifikace.

Rozlišujte mezi hlubokou prací a administrativou

Ne všechny úkoly vyžadují stejnou kognitivní kvalitu. Zkontrolovat termín schůzky, vystavit fakturu nebo uložit dokument není totéž jako interpretovat složité smluvní ustanovení, připravovat žalobu nebo hodnotit investiční riziko. Přesto lidé tyto činnosti často promíchají do jednoho pracovního bloku. Výsledkem je neustálé přepínání mezi různými úrovněmi náročnosti. Lepší systém odděluje práci vyžadující hlubokou koncentraci od práce administrativní. Administrativní úkoly mohou být seskupeny do jednoho bloku, protože jsou relativně podobné. Hluboká práce má vlastní chráněný čas. Tento princip používají profesionální týmy i z jiného důvodu: drahý odborný čas by neměl být spotřebováván na činnosti, které lze standardizovat, delegovat nebo automatizovat. Ekonomická logika koncentrace je proto velmi podobná ekonomické logice firmy. Nejde pouze o to pracovat rychleji. Jde o to používat nejdražší zdroj na úkol, kde vytváří největší hodnotu.

Zaveďte si osobní pravidlo významnosti

Auditoři, účetní i právníci pracují s konceptem významnosti. Ne každá chyba nebo odchylka má stejný význam. Stejný princip může dramaticky zlepšit osobní koncentraci. Během dne na nás útočí desítky věcí, které jsou technicky úkoly, ale jejich ekonomická nebo právní důležitost je minimální. Profesionál se učí rozlišovat mezi tím, co je pouze viditelné, a tím, co je skutečně významné. Odpověď na zprávu může být viditelná. Analýza smlouvy, která sníží budoucí riziko klienta o statisíce korun, může být zvenčí neviditelná. Pokud chcete během jednoho měsíce výrazně zvýšit soustředění, stanovte si každé ráno jeden úkol, který by sám o sobě učinil den ekonomicky hodnotným. Teprve potom řešte druhou úroveň priorit. To neznamená ignorovat drobnosti. Znamená to zabránit tomu, aby drobnosti spotřebovaly nejlepší část vaší pozornosti. Osobně se mi to osvědčilo.

Přestaňte používat hlavu jako seznam úkolů

Jedním z nenápadných zdrojů rozptýlení je snaha držet všechny budoucí povinnosti v hlavě. Zavolat klientovi. Poslat dokument. Zaplatit fakturu. Zkontrolovat smlouvu. Objednat servis. Odpovědět kolegovi. Každá tato položka se může během jiné práce znovu připomenout a rozbít soustředění. Profesionálové proto používají externí systémy. Kalendář, úkolovník, systém správy případů nebo jednoduchý seznam. Z právního pohledu má tento systém ještě další hodnotu: snižuje pravděpodobnost, že člověk zapomene na procesní nebo smluvní lhůtu. V dobře řízené advokátní kanceláři se kritický termín nespoléhá pouze na paměť jednoho člověka. Existuje evidence, kontrolní mechanismus a často více úrovní upozornění. Stejnou disciplínu můžete přenést do osobního života. Pokud je úkol spolehlivě zachycený, mozek ho nemusí každých dvacet minut znovu otevírat.

U důležitých finančních rozhodnutí používejte časovou brzdu

Soustředění není jen schopnost pracovat déle. Je to také schopnost zabránit impulzivnímu rozhodnutí. Behaviorální ekonomie opakovaně ukazuje, že lidé mají tendenci přeceňovat okamžité podněty a reagovat na způsob, jakým je volba prezentována. Ve financích je to zvlášť nebezpečné. Prudký propad trhu, časově omezená nabídka, mimořádná investiční příležitost nebo dramatický titulek mohou člověka přimět k rozhodnutí, které by po klidném přezkoumání neudělal. Profesionální investoři proto používají pravidla, investiční mandáty, schvalovací procesy a investiční výbory. Smyslem není byrokracie sama o sobě. Smyslem je vytvořit vzdálenost mezi emocí a rozhodnutím. Pro běžného člověka může mít stejnou funkci jednoduché pravidlo a to, že velké finanční rozhodnutí neudělám ve stejnou chvíli, kdy jsem dostal impulz. Nechám uplynout noc, znovu projdu čísla a sepíšu argument proti svému vlastnímu rozhodnutí. Gary Klein popularizoval metodu pre-mortem, tím aplikoval, že si představíte, že rozhodnutí skončilo katastrofálně, a zkusíte zpětně vysvětlit proč. Tento postup dokáže odhalit rizika, která nadšení snadno přehluší.

Ve složitých věcech používejte checklist

Checklist může působit příliš jednoduše na práci právníka nebo finančního profesionála. Právě proto je účinný. Lidé nedělají chyby pouze proto, že něco nevědí. Dělají je také proto, že něco, co vědí, ve správnou chvíli nezkontrolují. Letecký průmysl, medicína i technické obory používají checklisty právě k omezení tohoto typu chyb. V právní praxi může jednoduchý kontrolní seznam obsahovat ověření stran smlouvy, oprávnění podepisující osoby, lhůt, sankcí, rozhodného práva, způsobu ukončení a řešení sporů. Při investičním rozhodování může obsahovat horizont, likviditu, náklady, zadlužení, koncentraci a nejhorší realistický scénář. Checklist snižuje mentální zatížení. Nemusíte pokaždé znovu vymýšlet, co jste možná zapomněli. Vaše soustředění potom může být využito na skutečně nestandardní části problému.

Když jste unavení, neměňte strategii

Kvalita soustředění během dne kolísá, což je vědecky podloženo. Přesto lidé často dělají zásadní rozhodnutí večer, po sérii schůzek nebo ve chvíli, kdy jsou pod velkým tlakem. Profesionální systém by měl počítat s tím, že lidská kognice není konstantní. Pokud jste mentálně vyčerpaní, je vhodná chvíle na rutinní administrativu, nikoli nutně na zásadní investiční rozhodnutí, komplikované smluvní vyjednávání nebo strategickou změnu. To neznamená, že člověk po obědě automaticky rozhoduje špatně. Znamená to, že bychom měli kritická rozhodnutí pokud možno plánovat do podmínek, ve kterých máme dostatek času a mentálního prostoru. V právní praxi je běžné, že významný dokument neprojde jen jedním čtením. První průchod hledá strukturu, další právní problém a další chyby. Více průchodů není projevem neschopnosti soustředit se. Je to kontrola kvality.

Co ukazují finanční data o přehnané aktivitě

Soustředění má překvapivě silnou vazbu na investování. Brad Barber a Terrance Odean analyzovali více než 66 000 brokerských účtů amerických domácností v období 1991 až 1996 a zjistili, že nejaktivnější obchodníci dosahovali po nákladech výrazně horších výsledků než ti, kteří obchodovali méně. Studie samozřejmě neříká, že každý aktivní investor musí prodělávat nebo že každá transakce je chyba. Ukazuje ale důležitou věc: aktivita sama o sobě není výkon. Stejný princip platí v práci. Člověk může odpovědět na sedmdesát e-mailů, absolvovat šest schůzek a přesouvat dokumenty celý den, aniž by vyřešil nejdůležitější problém. Profesionální koncentrace proto není schopnost dělat více věcí. Je to schopnost přesně určit, která činnost vytváří hodnotu, a dát jí dostatek nepřerušeného času.

Jak měřit soustředění bez iluzí

Pokud chcete své soustředění během třiceti dní skutečně zdvojnásobit, potřebujete měřítko. Neměřte pocit, subjektivní nadšení či deprivaci. Měřte čas nepřerušené práce na předem definovaném výsledku. První tři pracovní dny nic zásadního neměňte a pouze sledujte, kolik minut skutečně odpracujete bez komunikace, telefonu a přepínání na jiné úkoly. Možná zjistíte, že z osmihodinového pracovního dne máte pouze 50 nebo 70 minut skutečně hluboké práce. To není důvod k frustraci. Je to výchozí číslo. Pokud se během čtyř týdnů dostanete z 60 minut na 120, zlepšení je skutečně stoprocentní podle jasně definované metriky. Můžete současně sledovat počet dokončených důležitých výstupů. Počet hodin u počítače není příliš kvalitní metrika. Hotové memorandum, dokončená analýza, rozhodnutí nebo vyřešený problém už jsou mnohem užitečnější.

Odstraňte největší zdroje rozptylování

První týden není potřeba pracovat více. Potřebujete zjistit, co vám pozornost bere. Sledujte každé dobrovolné i nedobrovolné přerušení. Telefon, e-mail, kolega, sociální síť, zprávy, web nebo vlastní nápad na jiný úkol. Po několika dnech uvidíte vzorec. Potom odstraňte dva největší zdroje. Vypněte nepotřebná upozornění, přesuňte telefon mimo pracovní plochu a vymezte okna na zpracování komunikace. Zaveďte jeden chráněný blok práce v délce například 45 až 60 minut. 

Cílem prvního týdne není rekord. Cílem je naučit mozek, že určitá část dne má jasnou strukturu, zapojte tzv. Systém 1 a Systém 2 v mozku.

Prodlužte hlubokou práci, ne pracovní den

Ve druhém týdnu zkuste vytvořit dva bloky soustředění. Nemusí následovat bezprostředně po sobě. Jeden může být ráno, druhý později. Mezi nimi vyřizujte komunikaci a rutinní agendu. Každý blok začněte jedním přesně formulovaným výsledkem. Pokud se během práce objeví jiná myšlenka, neřešte ji okamžitě. Zapište ji na seznam a pokračujte. Tím učíte pozornost důležitou věc: každá nová myšlenka není příkaz k akci. Tento princip je mimořádně užitečný také při práci s finančními trhy. To, že jste právě dostali nový nápad, neznamená, že potřebujete okamžitě provést transakci.

Chraňte kvalitu rozhodování

Ve třetím týdnu přidejte pravidla pro rozhodnutí, nikoli pouze pro práci. Vyberte si hranici, od které finanční nebo právní rozhodnutí vyžaduje druhé čtení, konzultaci nebo časovou prodlevu. U podnikatele může jít například o smlouvy nad určitou hodnotu. U osobních financí o investici nebo nákup nad předem stanovenou částku. Vytvořte si vlastní checklist. Tím výrazně snížíte množství improvizace. Profesionální výkon není stav, kdy dokážete být každý den dokonale soustředění. Je to systém, který vás chrání i ve dnech, kdy dokonalí nejste. Mimochodem, třeba víkend či dovolená.

Zdvojnásobte hodnotu, ne pouze minuty

Poslední týden se podívejte na výsledek. Pokud jste na začátku měsíce měli průměrně jednu hodinu soustředěné práce denně, cílem může být dosáhnout dvou hodin. Ale ještě důležitější je zkontrolovat, co během těchto hodin vzniká. Soustředění není samoúčelná disciplína. Je to nástroj k produkci hodnotnější práce a kvalitnějších rozhodnutí. Pokud pracujete dvě hodiny bez přerušení na úkolu, který nemá význam, pouze jste se velmi disciplinovaně věnovali nesprávné věci. Proto před každým blokem položte ekonomickou otázku: Pokud dnes dokončím pouze jednu věc, která nejvíce sníží riziko, zvýší hodnotu nebo posune důležitý výsledek? Právě odpověď by měla získat váš nejlepší čas.

Udělejte třicetidenní experiment místo dalšího slibu

Dnes si změřte výchozí stav, což zcela jistě zvládnete. Kolik minut dokážete skutečně pracovat na jednom náročném úkolu bez přepínání? Zapište číslo. Potom si stanovte cíl na příštích třicet dní. Pokud je dnešní průměr 50 minut, zkuste se postupně dostat na 100. Pokud je 90 minut, cílem může být 180. Každý pracovní den si chraňte alespoň jeden blok, vypněte oznámení, definujte jediný výstup a po skončení si zaznamenejte skutečně odpracované minuty. Současně sledujte dokončené významné výsledky. Po měsíci nehodnoťte, zda jste měli pocit větší disciplíny. Podívejte se na data. Kolik hluboké práce jste odvedli? Kolik důležitých úkolů jste dokončili? Kolikrát jste se vyhnuli impulzivnímu rozhodnutí? Kolik času jste přestali ztrácet přepínáním? Právě tam poznáte skutečnou změnu.

A můj dovětek závěrem: Kontrola nad pozorností je ekonomická i právní výhoda

Ve světě, kde je pozornost neustále obchodována, se schopnost soustředit stává konkurenční výhodou. Pro právníka znamená méně přehlédnutých detailů a kvalitnější argumentaci. Pro investora méně impulzivních rozhodnutí. Pro podnikatele lepší alokaci času. Pro zaměstnance schopnost dokončit práci, která skutečně vytváří hodnotu. Nejde o to stát se člověkem, kterého nikdy nic nerozptýlí. Takový cíl je nerealistický. Jde o vytvoření prostředí a pravidel, která snižují počet situací, ve kterých musí vaše vůle bojovat sama se sebou. Nejlepší profesionálové často nevypadají produktivně proto, že by neustále něco dělali. Naopak mohou působit pomaleji. Čtou déle, ptají se přesněji, rozhodují méně impulzivně a před důležitým krokem si nechávají prostor. Jejich výhodou není rychlost každého jednotlivého pohybu. Je to nižší počet drahých chyb a vyšší kvalita důležitých rozhodnutí. Pokud během jednoho měsíce dokážete zdvojnásobit množství času, který věnujete skutečně významné práci, nemusíte pracovat dvojnásobek hodin. Musíte pouze přestat rozdávat svou nejcennější mentální kapacitu každému e-mailu, oznámení a drobnému podnětu, který si o ni řekne. Soustředění totiž není jen psychologická dovednost. Je to způsob, jak rozhodovat o tom, komu a čemu patří vaše pozornost. A stejně jako u peněz platí, že zdroj, který neumíte řídit, má tendenci být spotřebován někým jiným.

                                                                                                  JUDr.Ing.Milan Koštůr,LL.M.

Upozornění

Tento článek má vzdělávací a informační charakter. Tvrzení o „100% zlepšení“ je použito jako praktický cíl ve smyslu zdvojnásobení měřitelného času soustředěné práce, nikoli jako garantovaný zdravotní, psychologický nebo neurologický výsledek. Schopnost koncentrace ovlivňuje zdravotní stav, spánek, pracovní prostředí, stres, léky i další individuální faktory. Pokud máte dlouhodobé nebo výrazné problémy s pozorností, které zasahují do běžného života, je vhodné konzultovat zdravotnického odborníka. Uvedené právní a finanční příklady jsou obecné a nepředstavují individuální právní, investiční ani finanční poradenství.